Volle Auftragsbücher – schnell aus der Krise gekommen – das klingt zunächst einmal gut, doch die Realität sieht anders aus: Steigende Rohstoffpreise, zerstörte Lieferketten bedrohen die Profitabilität der Unternehmen bis zur möglichen Insolvenz. Die Jahresend-Rallye 2021 steht unter besonderen Vorzeichen, denn auch der Planungsprozess ist von dieser außergewöhnlichen Situation betroffen. Das Personalkarussell dreht sich schneller den je und die Unternehmen beklagen steigende Fluktuationsraten auf allen Ebenen. Das größte Dilemma in dieser Phase: Während sich das Management auf das operative Ergebnis konzentrieren muss, kommen zukunftsorientierte Veränderungsprojekte und Transformationen zum Erliegen. Hier hilft nur noch die Projektsanierung.
Unternehmen aus allen Branchen müssen sich kontinuierlich und zügig auf volatile, verändernde Marktbedingungen einstellen, um ihre Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit abzusichern. Häufig sind hierzu unternehmensübergreifende Maßnahmen wie die Neuausrichtung der Supply Chain oder eines Production Foot Prints erforderlich. Solche Vorhaben werden in den meisten Unternehmen in Form von Projekten und unter Anwendung gängiger Projektmanagement-Methoden gesteuert und umgesetzt. Dennoch scheitert ein Großteil aller Projekte an der Erreichung der Hauptprojektziele: Kosten, Termine und Qualität. Ein Grund dafür ist die Vermengung von Tages- und Projektaufgaben. In solchen Fällen ist eine Projektsanierung durchaus sinnvoll, um den Projekterfolg abzusichern.
Schaut man genauer hin, entdeckt man, dass es meistens schon an einem klaren Projektauftrag fehlt, der Ziele, Ressourcen, Projektphasen, Zeitplanung und das Rollenverständnis verschiedener Interessengruppen in der Projektorganisation darstellt. Dieser „Project Charter“ sollte mit allen Beteiligten im Unternehmen besprochen und gegebenenfalls optimiert werden. Bei sehr großen Vorhaben ist es zudem oft sinnvoll, die Arbeiten in mehrere Projekte zu zerlegen.
Doch selbst wenn der Projektauftrag klar ist, kommt es häufig zum Stillstand. Die Gründe dafür liegen sowohl an einer fehlenden Systematik, unzureichender Kommunikation, mangelhafter Erfolgskontrolle als auch an fehlender Zusammenarbeit zwischen der Projekt- und der Linienorganisation. Häufig funktioniert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen oder Abteilungen nicht oder die richtigen Entscheider sind nicht zum richtigen Zeitpunkt eingebunden.
Zunächst sollte jedes der Einzelprojekte in vier Arbeitsfelder unterteilt werden: Auftragsplanung, Materialplanung/Einkauf, Herstellung und Lieferlogistik. Jedes dieser vier Arbeitsfelder - mit seinen typischen Aufgaben - lässt sich so in Teilaufgaben herunterbrechen, um schrittweise belastbare, messbare Ergebnisse zu erzielen. Es ist zweckmäßig, die erforderlichen Bearbeitungsstufen zur vereinfachten Kommunikation in Projektabschnitte zu gliedern:
Die erfolgreiche Realisierung der Aufgaben wird an den Anforderungen gemessen, die zuvor als zwingend erforderlich definiert wurden. Die Erarbeitung dieser Anforderungen (requirements) ist die zentrale Planungsarbeit, die vor dem eigentlichen Projektbeginn zu leisten ist. Erst dadurch wird die Kontrolle des Projektfortschritts möglich. Sie wird in „Quality Gate Reviews“ jeweils am Ende jeder Bearbeitungsstufe durchgeführt und dokumentiert. Die Reviews ermöglichen der Unternehmensleitung, die zu erwartenden Geschäftsrisiken und den daraus resultierenden Korrekturbedarf der Projektbedingungen sicher zu handhaben.
Durch Klärung der Anforderungen an die zu erbringenden Arbeitsergebnisse und die Qualifizierung fachübergreifender Arbeitsteams entsteht eine Bereicherung des Rollenverständnisses für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Dies erleichtert die Steuerbarkeit der Ressourcen getrennt nach Tages- und Projektgeschäft.
Das Projektmanagement ist ein Mittel zum Zweck und steht für ein schlankes, effektives und auf die notwendigen Prozesse und Strukturen konzentriertes Vorgehen. Für eine erfolgreiche Rettung von Projekten – egal in welchem Bereich –, die ins Schlingern geraten sind, gehen Berndtson Interim Manager strukturiert vor:
Bei der Projektsanierung ist es erforderlich, alles in Frage zu stellen und sofortige Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten, beispielsweise Neudefinition des Leistungsumfangs, Neuregelung der Pojektfinanzierung, Neuplanung des Ablaufs, eventuell Verlängerung der Projektlaufzeit, Neugestaltung der Projektorganisation, Neubesetzung des Projektteams, Veränderung des Projektmanangmentsystems. Eine Projektsanierung mit einem erfahrenen und unverstellten Blick von außen, bietet die beste Erfolgschance für notwendige und zukunftsorientierte Projekte, die ins Stocken oder gar in Vergessenheit geraten sind.
